Livres comptables et pièces justificatives en Guinée : tenue et conservation

Une comptabilité ne se résume pas aux états financiers de fin d’année. Le droit OHADA impose des livres précis, une façon de les tenir et une durée de conservation ; le Code général des impôts guinéen y ajoute ses propres exigences. Ce guide fait le point sur ce qu’une entreprise doit tenir, garder et pouvoir présenter.

Le cadre : l’Acte uniforme OHADA et le CGI

En Guinée, comme dans les autres États membres de l’OHADA, la comptabilité suit l’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF), adopté le 26 janvier 2017 et applicable depuis le 1er janvier 2018, et le système comptable OHADA révisé (SYSCOHADA) qui l’accompagne.

Le Précis fiscal 2026 de la Direction générale des impôts (DGI) le rappelle : les entreprises, quel que soit leur régime d’imposition ou leur forme, tiennent une comptabilité conforme au SYSCOHADA. Deux systèmes coexistent :

• le Système Normal, comptabilité d’engagement qui suit créances et dettes et produit bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie et notes annexes ;
• le Système Minimal de Trésorerie (SMT), comptabilité de trésorerie réservée aux très petites entités situées sous les seuils de l’Acte uniforme.

Le choix entre les deux et le contenu des états financiers sont détaillés sur le site de notre logiciel, dans l’article Système Normal ou SMT. Ce guide porte sur ce qui est commun à toute comptabilité : les livres, les pièces et leur conservation.

Les quatre livres obligatoires

L’article 19 de l’AUDCIF fixe la liste des livres comptables, ou supports qui en tiennent lieu, dont la tenue est obligatoire :

Livre	Ce qu’il contient
Livre-journal	Tous les mouvements de l’exercice, dans l’ordre chronologique
Grand-livre	L’ensemble des comptes, avec leurs mouvements compte par compte
Balance générale des comptes	Pour chaque compte : solde d’ouverture, cumul des débits et des crédits, solde de clôture
Livre d’inventaire	Le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et le résumé de l’inventaire

Des journaux auxiliaires (achats, ventes, banque, caisse) peuvent faciliter la tenue du livre-journal et du grand-livre. Leurs totaux y sont alors centralisés au moins une fois par mois.

Le livre-journal et le livre d’inventaire sont cotés et paraphés par la juridiction compétente (article 66). Lorsque la comptabilité est informatisée, des documents électroniques peuvent en tenir lieu, à condition d’être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement (article 67).

Les règles de tenue

Une organisation écrite

L’article 16 demande à toute entité d’établir un manuel des procédures et de l’organisation comptables. Mis à jour périodiquement, il garantit que les enregistrements sont définitifs et se conserve aussi longtemps que les états financiers auxquels il se rapporte.

Les conditions de régularité

L’article 17 énumère les conditions minimales d’une comptabilité régulière, parmi lesquelles :

• la tenue dans la langue officielle et dans la monnaie ayant cours légal ;
• la partie double : chaque écriture débite un compte et en crédite un autre pour le même total ;
• une pièce justificative datée, conservée et classée pour chaque écriture ;
• l’enregistrement chronologique des opérations ;
• le contrôle par inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et dettes ;
• l’usage du plan de comptes du SYSCOHADA.

Le CGI précise, à l’article 1108 cité par le Précis fiscal 2026, que la comptabilité est tenue en langue française et en franc guinéen. Une entreprise autorisée par dérogation à tenir ses comptes dans une autre langue ou une autre unité monétaire doit les traduire et les convertir dès l’ouverture d’un contrôle fiscal.

Sans blanc ni rature

Les livres sont tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte (article 20). Une erreur découverte sur l’exercice en cours se corrige par une écriture en négatif, puis par l’enregistrement exact ; une erreur significative d’un exercice antérieur passe par le report à nouveau et une information dans les notes annexes.

La comptabilité informatisée

Un logiciel n’allège pas ces exigences, il les traduit. Selon l’article 22, le système doit notamment :

• rendre les écritures irréversibles après validation, au moins une fois par mois ;
• prévoir une clôture informatique au moins trimestrielle, qui fige la chronologie ;
• permettre de retrouver, pour chaque écriture, son origine, son imputation et sa pièce justificative.

Les pièces justificatives

Chaque écriture s’appuie sur une pièce : facture, relevé bancaire, bon de caisse, contrat, bulletin de paie. La date de l’écriture est celle de l’émission de la pièce par l’entité, ou de la réception de la pièce venant d’un tiers (article 16).

La facture tient une place particulière. Selon le Précis fiscal 2026, toute entreprise qui exerce une activité imposable doit en délivrer une à ses clients, avec des mentions obligatoires ; sans facture conforme, le client ne peut déduire ni la charge ni la TVA. Les mentions sont présentées dans notre guide de la TVA en Guinée.

Les pièces de paie suivent la même logique : le Code du travail demande à l’employeur de conserver les justificatifs de paiement des salaires dans les mêmes conditions que les pièces comptables (article 242.6).

Combien de temps conserver

Dix ans

L’article 24 de l’AUDCIF est sans ambiguïté : les livres comptables, ou les documents qui en tiennent lieu, et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.

Le CGI retient la même durée et en précise le point de départ. Selon le Précis fiscal 2026 (article 1068 du CGI), le délai court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur le livre. Exemple de la DGI : les livres et pièces d’une année 2024 tenus par année se conservent au moins jusqu’au 31 décembre 2034.

Les factures, en Guinée

Pour les factures, le CGI ajoute deux règles (article 1069, cité par le Précis) :

• elles sont conservées sur le territoire guinéen pendant dix ans à compter de leur date d’émission ;
• elles sont présentées sous trois jours à la demande de l’administration fiscale.

Le stockage peut être papier ou informatique. Les assujettis à la TVA déclarent chaque année, au dépôt des états financiers, le lieu de stockage des factures qui ouvrent droit à déduction.

Ce que cela implique

Document	Durée minimale	Source
Livres comptables et pièces	10 ans	AUDCIF art. 24, CGI
Factures émises et reçues	10 ans, en Guinée	CGI art. 1069
Manuel des procédures comptables	Tant que ses états financiers sont exigibles	AUDCIF art. 16
Justificatifs de paie	Comme les pièces comptables	Code du travail art. 242.6

Pourquoi c’est important

Une comptabilité régulièrement tenue peut servir de preuve en justice entre entités, pour des faits de commerce ou autres ; irrégulièrement tenue, elle ne peut pas être invoquée par son auteur à son profit (article 68 de l’AUDCIF).

C’est aussi la base de tout contrôle fiscal. Selon le Précis fiscal 2026, une facture absente ou non conforme prive l’entreprise de la déduction de la charge et de la TVA correspondantes.

La liste de contrôle

1. Les quatre livres existent et sont à jour, journaux auxiliaires centralisés chaque mois.
2. Le livre-journal et le livre d’inventaire sont cotés et paraphés, ou les fichiers électroniques identifiés et datés.
3. Chaque écriture renvoie à une pièce, classée selon le manuel des procédures.
4. Les écritures sont validées chaque mois et la clôture informatique est faite au moins chaque trimestre.
5. Les pièces des dix derniers exercices sont archivées et retrouvables, les factures en Guinée.

Comment le Cabinet vous accompagne

Le Cabinet MAHKANO CONSULTING tient les livres de ses clients dans le cadre de la tenue de comptabilité externalisée, avec un classement des pièces qui suit chaque écriture. Il rédige aussi les manuels de procédures qui fixent le circuit des pièces, et prépare les états financiers SYSCOHADA de fin d’exercice. Pour les obligations qui suivent la clôture, voir notre guide des dates limites de la déclaration de résultat, ou contactez-nous.